A lo largo de los años se ha buscado optimizar la atención al cliente, y no es para menos, ya que es (o debe ser) el área más importante de toda empresa. Esto porque sin un buen servicio al cliente no es posible producir mayores ganancias, y por ese motivo, para aumentar la producción y elevar las métricas se crean los asistentes virtuales. Agentes de software que ayudan a los usuarios a gestionar por medios digitales, creando un ambiente fluido y personalizado donde se puedan gestionar consultas las 24h y realizar cualquier tipo de gestión necesaria en distintas plataformas. Gracias a sus estrategias se obtienen resultados beneficiosos, con bajos niveles de error humano para transmitir en todo momento la mejor experiencia y satisfacción posible.
Principales Estrategias para Mejorar la Productividad con Asistentes Virtuales
En primer lugar, te presentamos la principales estrategias que existen para mejorar la productividad en la atención al clientes con estos asistentes virtuales:
Estrategias de personalización en interacciones automatizadas
Para gestionar tus conversaciones de forma automatizada y además personalizada es necesario que puedas trabajar con distintas plataformas como chatbots, CRM, automatización de marketing y flujos de trabajo. Con ello además de obtener mayor velocidad en tus respuestas también podrás adaptar los mensajes a las preferencias de los clientes.
Optimización de tiempos de respuesta en atención al cliente
Para reducir al máximo los tiempos de respuesta puedes:
- Monitorear la calidad y rendimiento del área de atención;
- Implementar estrategias multicanal o omnicanal para conectar con los clientes a través de distintas plataformas;
- Haz uso de la automatización en tus mensajes;
- Integra un chatbot a tu flujo de trabajo;
- Crea espacios capacitados para autoconsultas.
Uso de la inteligencia artificial para mejorar la precisión en las respuestas
Los sistemas funcionan mejor si trabajan con otras plataformas que pueden aumentar sus beneficios, como puede ser el caso del uso de la inteligencia artificial. Integrando esta tecnología podrás optimizar la atención al cliente al brindar respuestas precisas y personalizadas.
Implementación Efectiva de Asistentes Virtuales en Diversos Canales
Ahora, te comentamos cómo implementar de forma efectiva tus asistentes virtuales en los diversos canales que hemos comentado, para que puedas crear rutinas de trabajo óptimas y mejorar la atención al cliente:
Para poder implementar estos asistentes virtuales a distintas plataformas debes seguir estos simples pasos:
- Define los objetivos claros de tu empresa: Para implementar estos agentes virtuales es fundamental entender las deficiencias y fortalezas de tu empresa, para así seleccionar las plataformas correctas que se adapten a ella y a tus clientes.
- Elige las tecnologías y plataformas adecuadas: de esta forma podrá encajar con el tipo de imagen que representa tu empresa, y estar aún más conectada con los clientes.
- Crea a los asistentes virtuales: para ello debes contar con una herramienta CRM que te brinda la asistencia adecuada para crear el asistente virtual perfecto.
- Supervisa el rendimiento: recuerda siempre estar al tanto de las actualizaciones y cambios que puedan llegar a surgir en las distintas plataformas, de esta forma siempre te encontrarás al día y podrás optimizar la atención que brindes a los clientes.
Integración de asistentes virtuales con CRM y sistemas de gestión de datos
Para ello primero hace falta conocer las distintas opciones de CRM que existen, para así identificar cual es la mejor que se adapta a tus necesidades y de allí saber cómo gestionar la integración. A continuación te dejamos algunas recomendaciones de los software en el mercado:
- Hubspot: Un CRM fácil y flexible, en el cual podrás personalizar las interacciones y cada gestión a tu gusto.
- Zoho: Es un CRM que se enfoca a las demandas de PYMES, con funciones automatizadas enfocadas a ventas y marketing.
- Kommo: Es el primer CRM conversacional enfocado en los mejores resultados y en crear experiencias inolvidables que te permitirá optimizar la atención al cliente.
Maximización del alcance mediante la multicanalidad
Ahora, ten en cuenta que al integrar los asistentes virtuales a distintos canales podrás maximizar tu alcance de atención, esto quiere decir que podrás conectar con la mayor cantidad de clientes en poco tiempo, logrando así que tu empresa sea conocida, inclusive, a nivel internacional.
Chatbots y Asistentes Virtuales: Una Combinación para Optimizar Recursos
En este punto te comentaremos sobre la herramienta más importante que debe estar integrada en tu empresa, como son los chatbots, sistemas capaces de resolver cualquier tipo de consulta simple de forma rápida y eficiente:
Diferencias y similitudes entre chatbots y asistentes virtuales
Entre ambas herramientas podemos encontrar diferencias en su funcionamiento y desarrollo. Por ejemplo, los chatbots operan a través de una interfaz de chat, en cambio los asistentes virtuales operan en distintos entornos y contextos.
Cuándo utilizar chatbots y cuándo asistentes virtuales avanzados
Por un lado, los chatbots son perfectos si necesitas crear conversaciones en contextos particulares y hacer tareas específicas. Ahora, los asistentes virtuales son la mejor opción si requieres de capacidades más amplias y personalizables, que puedan crear distintas operaciones.
Sinergia entre chatbots y asistentes virtuales para optimizar la productividad
Aunque parezcan dos sistemas opuestos, en realidad se trata del equipo perfecto para ser integrado en las empresas y ofrecer la mejor atención al cliente. Por un lado, contarás con un sistema que gestione todas las tareas repetitivas, por otro, tendrás el asistente ideal que brinde interacciones personalizadas. En definitiva, ambos cumplen la función de mejorar la productividad y elevar la satisfacción de los usuarios.
Mejores Prácticas para Optimizar la Atención al Cliente con Asistentes Virtuales
Como paso final, te dejamos las mejores prácticas a tener en cuenta cuando integres estos sistemas a tu empresas para optimizar la atención al cliente de tu negocio:
Capacitación y actualización continua en el uso de asistentes virtuales
Esta es una tecnología en crecimiento, así que procura estar al tanto de todas las actualizaciones que surjan, y de monitorear constantemente su rendimiento; así siempre estarás seguro de ofrecer un sistema óptimo y renovado, que brinde el mejor servicio al cliente en todo momento.
Personalización en las respuestas según el perfil del cliente
Por último, no olvides que el análisis de datos es sumamente importante, con este podrás evaluar a tus clientes y determinar sus preferencias en el mercado. Así, serás capaz de ofrecer respuestas personalizadas que te lleven a transmitir experiencias positivas y satisfactorias.
