Ocho de cada diez empresas españolas que utilizan actualmente un sistema ERP mejoran su productividad. El dato, reflejado en un informe de Panorama Consulting Solutions, refleja una realidad empresarial ineludible: gestionar un negocio sin un software de gestión de empresas se ha vuelto prácticamente inviable.
La competencia aprieta, los márgenes se reducen y los errores administrativos cuestan dinero. Por ello, es vital minimizar fallos mediante la automatización. Una digitalización que, desde el autónomo que factura a varios clientes hasta las pymes, están abrazando con el objetivo de mejorar la gestión diaria.
Pero lo importante de esta tendencia no es cuántas empresas usan estos sistemas. Lo relevante es entender por qué resulta tan difícil prescindir de ellos una vez implementados. ¿Quieres saber cuáles son las ventajas de uso diario? ¿Y descubrir por qué empresas que funcionaban con hojas de cálculo ven imposible volver atrás después de implementar un ERP?
Qué es un software de gestión de empresas
Un software de gestión de empresas es una herramienta tecnológica que conecta áreas corporativas que antes trabajaban aisladas: contabilidad, ventas, compras, almacén y recursos humanos. De este modo, la información y los datos circulan entre departamentos ágilmente, con seguridad y en tiempo real.
Esto supone un avance sin precedentes dentro de la gestión empresarial. No en vano, la evolución ha sido notable en la última década. Los programas antiguos, además de requerir instalaciones complejas en servidores propios, eran caros. Actualizarlos costaba tiempo y dinero. Acceder desde fuera de la oficina resultaba complicado o directamente imposible. Esas limitaciones frenaban a muchas empresas pequeñas que no podían permitirse equipos informáticos dedicados.
Hoy el panorama es radicalmente diferente. De hecho, las soluciones cloud dominan el mercado. No hay que instalar prácticamente nada. Las actualizaciones llegan automáticamente. Y el acceso funciona desde cualquier dispositivo con internet.
ERP: qué es y para qué sirve en el mundo real
Fácil. Vamos a explicar en detalle erp qué es y para qué sirve con varios ejemplos. En un primer caso, vamos a utilizar una tienda online que vende productos físicos. Aquí, un cliente realiza un pedido a las once de la mañana. El sistema registra la venta, descuenta el producto del inventario, genera la factura y actualiza las previsiones de cobro en contabilidad.
Simultáneamente, el módulo de compras detecta que el stock está bajo. Crea automáticamente un pedido al proveedor cuando se alcanza el punto de reposición establecido. En ese momento, en el almacén reciben una notificación indicando qué preparar para el envío. Y el transportista accede al sistema para descargar la etiqueta de envío con los datos correctos.
En una empresa de servicios, los beneficios también son patentes. Un comercial cierra una venta y la registra en el sistema. Automáticamente se genera el contrato, se programa la facturación asignando también los recursos necesarios del equipo técnico. El departamento financiero, por su parte, ve reflejada la previsión de ingresos sin necesidad de que nadie le envíe un correo informando de la venta.
La revolución cloud y la inteligencia artificial
Todas estas capacidades se han visto aumentadas con el trabajo en la nube y la popularización de las herramientas de Inteligencia Artificial. En este sentido, una de cada tres empresas españolas opera ya en la nube, y es la versión más utilizada cuando se trabaja con un ERP. Las ventajas de este formato son muchas: se paga una cuota mensual que incluye almacenamiento, mantenimiento y soporte; la inversión inicial desaparece; los costes son predecibles; y ofrece una accesibilidad total.
Al Cloud hay que sumar la inteligencia artificial. Programas de gestión de empresas como los de Cegid la incorporado para automatizar tareas repetitivas que consumen entre el 60% y el 70%. Son capaces de analizar datos históricos y sugerir acciones concretas. Predicen cuándo un cliente dejará de pagar. Alertan sobre desviaciones presupuestarias antes de que se conviertan en crisis. Y responden preguntas en lenguaje natural sin necesidad de conocer comandos técnicos.
Un conjunto de funcionalidades que hacen muy evidente la diferencia entre las empresas que trabajan con ERP y las que no. La competitividad se resiente sin este tipo de soluciones. Buscar o preparar un presupuesto puede llevar horas. Hay que calcular márgenes y verificar la disponibilidad de stock. Con un ERP, un comercial puede generar un presupuesto en minutos desde su tablet durante la visita al cliente.
Recuerda: el 83,8% de empresas españolas usa ERP porque estos sistemas han mejorado su productividad. Automatizan tareas administrativas, eliminan errores y proporcionan información actualizada para tomar decisiones acertadas. Muchos beneficios para dejarlos pasar. Ya seas autónomo o una pequeñas empresa no puedes dejar pasar esta oportunidad. Invierte en tecnología y en software de gestión empresarial. Y compite con los más grandes.
