Para comprobarlo basta con hacer clic en Tachograph data analysis software systems – inelo.com, donde se habla de ellas con todo lujo de detalle. Sin embargo, la forma concreta de llevar a cabo el control de la flota en tiempo real es algo de lo que se habla menos. Como consecuencia, muchos profesionales tienden a pensar que este tipo de tecnología es más compleja de lo que corresponde a la realidad. Desmontemos, pues, estas falsas creencias.
¿Cuándo hay que descargar los tacógrafos?
Partiendo de la base de que es obligatorio descargar los datos del tacógrafo cada tres meses, existen otras situaciones en las que también hay que descargarlos. Son las siguientes:
- Antes de hacer la transferencia del vehículo.
- Si el vehículo es alquilado, antes de devolverlo al arrendador.
- Siempre que la autoridad competente lo requiera.
- En el caso de que se detecte un funcionamiento erróneo del tacógrafo, pero este todavía permita descargar los datos.
- Antes de que se devuelva la tarjeta al organismo que la emitió.
Por otra parte, los datos de la tarjeta del conductor también deben descargarse en determinadas situaciones. De hecho, la manera de garantizar que los datos no se sobreescriben es descargarlos de la tarjeta cada 31 días. Pero también en las siguientes situaciones:
- Si el conductor abandona la empresa
- Si la autoridad competente así lo solicita en el curso de una inspección.
- Si la tarjeta caduca, hay que descargarla antes de devolverla para su renovación.
¿Cómo se descargan los datos?
Hay un motivo por el que Tachoscan permite el control de la flota en tiempo real. Gracias a este software, los datos son accesibles vía web en el momento en que se producen. No hace falta una descarga como tal, sino que el tacógrafo envía los datos vía web al gestor de la flota, que los tiene siempre disponible para su consulta y análisis.
Algo completamente lógico si tenemos en cuenta que es precisamente el titular de la flota (o su arrendatario) quien debe conservar los datos y ficheros tanto del tacógrafo digital como de la tarjeta del conductor. Obligación que se extiende durante un año (365 días) y que debe llevarse a cabo respetando el orden y el contenido de dichos datos.
Si el conductor es autónomo, es él quien debe cumplir con esta obligación.
Información de los ficheros del tacógrafo digital y de la tarjeta de conductor
Es cierto que las mayores ventajas de disponer de un software como el de Tachoscan se extienden al control de la actividad del conductor. Como consecuencia de este control en tiempo real, el gestor de la flota podrá evitar gastos variables en sanciones, entre otros. Pero ¿cuáles son los datos que el gestor recibe en cualquier momento y lugar?
Existen tres tipos de soporte que almacenan diferentes datos: las tarjetas del conductor, las tarjetas de empresa y el propio tacógrafo digital. El software de control, al que puede accederse vía ordenador o a través del móvil, reconocerá los datos de todas ellas.
Las tarjetas de conductor almacenan los datos que se refieren a este. Por una parte en cuanto a su identificación (fecha de nacimiento, número y clase del carnet de conducir, nombre y apellidos, etc.) y por otra parte en cuanto a su conducción. Estos últimos incluyen las actividades que ha realizado, los vehículos que ha conducido, los países por los que ha pasado y las regiones que ha cruzado, fallos del sistema y otros eventos.
Los datos que incluyen las tarjetas de empresa son mucho más limitados, ya que se limitan a identificar a la empresa. Lo que sí es importante respecto a estas tarjetas es que permiten acceder, imprimir y reenviar la información del tacógrafo digital.
El tacógrafo digital, por último, almacena los datos del vehículo, lo que incluye su número de matrícula. También almacena los datos de los conductores y los relativos a la actividad. Es decir, que ofrece una batería de datos mucho más completa.
En conclusión, un software como Tachoscan Web permite controlar la actividad de una flota con gran precisión y cumplir así con todas las exigencias legales.
