Las empresas crean y transportan una gran variedad de archivos a diario. En la mayoría de los casos, la información contiene datos privados y es necesario tomar ciertas medidas de protección en los documentos para mantener el contenido seguro.
Desde hace más de una década, el uso de archivos en formato de documento portátil (PDF) se ha convertido la forma más segura y conveniente de distribuir información privada a través de Internet. Usando PDF como herramienta principal, los dueños de negocios pueden confiar en la capacidad de este programa para mantener protegida la información personal de sus clientes.
A continuación, te presentaremos las 10 razones principales por las que una empresa debería usar archivos PDF por encima de cualquier otro formato. ¡Sigue leyendo!
¿Por qué tu empresa debería usar PDF?
- Tiene buena portabilidad: los archivos PDF se pueden leer en cualquier lugar y en cualquier dispositivo, siempre que dispongas de herramientas gratuitas para leer este tipo de archivos.
- Ofrece archivos compactos: un profesional puede unir PDF sin sacrificar la calidad. En pocas palabras, los usuarios tienen la posibilidad de combinar varios documentos, como hojas de cálculo, documentos de Microsoft Word, fotografías y otros gráficos en un solo archivo PDF.
- Gran capacidad de búsqueda: cuando un usuario accede a un archivo PDF, puede encontrar fácilmente el contenido deseado a través de una búsqueda rápida. Los documentos PDF se pueden organizar con una tabla de contenido que vincula todas las secciones a las páginas correspondientes del archivo.
- Posee la mejor visibilidad: cuando una empresa elige cargar un archivo PDF en la web, se puede acceder a él en la mayoría de los navegadores. Esto facilita que la audiencia deseada participe y lea el contenido publicado.
- Fácil de acceder: en el mundo digital actual, las personas siempre están en movimiento. Los archivos PDF son únicos en el sentido de que se puede acceder a ellos en la mayoría de los dispositivos móviles, lo que mejora la experiencia general del usuario.
- Gran interactividad: los archivos PDF pueden incluir hipervínculos, archivos adjuntos, música, películas y otras notas de texto. Este aspecto hace que conectar el contenido correcto a un archivo sea más fácil que nunca.
- Es visualmente más atractivo: cuando una empresa incluye imágenes sorprendentes en los documentos, pueden estar seguros de que esos gráficos conservarán su calidad cuando un archivo se convierta a PDF.
- Brinda un contenido asegurable: los archivos PDF ofrecen a los usuarios la capacidad de poner a prueba las tácticas DRM de documentos. Además, los propietarios pueden poner marcas de agua en el contenido para acuñar el material incluido.
- Ofrece archivos protegidos con contraseña: los archivos PDF se utilizan por varios motivos y, cuando contienen información privada, es posible que los profesionales quieran proteger los documentos con contraseña. Esto crea un programa único de seguridad de documentos que ayuda a los destinatarios a sentirse seguros.
Para finalizar, cabe destacar que, si se trata de proteger información valiosa, los profesionales deben considerar el uso de herramientas DRM de documentos para asegurar mejor sus archivos.
