Vivimos en un mundo cada vez más digitalizado, en donde las comunicaciones, trabajos y transacciones se realizan con más frecuencia de forma online, lo que nos lleva a buscar soluciones para garantizar la certificación de las comunicaciones.
De allí que las soluciones de firmaelectronica como la desarrollada por Certysign se posicionen como uno de los productos más destacados del área. Se trata, sin duda alguna, de un recurso de vital importancia para poder gestionar los trámites y comunicaciones, en general, en función de las obligaciones legislativas que se derivan del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), así como también del reglamento eIDAS.
Principales características de la Firma Electrónica
La firma electrónica se ha posicionado como un recurso imprescindible para la certificación de las conversaciones y transacciones, especialmente en el ámbito laboral y legal. Se trata de uno de los mecanismos más importantes para garantizar la seguridad en todos los procesos.
De allí la importancia de contar con un sistema de firma electrónica que se destaque por ser fácil de utilizar y, al mismo tiempo, robusto en lo que respecta al cumplimiento de las normas y medidas básicas de seguridad. Es por ello que se trata de un aspecto en el que es sumamente importante decantarse por la mejor alternativa. A continuación, compartimos algunas de las características más destacadas de la plataformas de Certysign que certifica y firma, tanto las transacciones como las comunicaciones:
Desarrollo propio
Esta plataforma es un desarrollo propio de Certysign, por lo que no son simples intermediarios de otra empresa o solución. Se trata de una de las características más destacadas, pero también de una importante ventaja porque se traduce en una gestión mucho más especializada de la plataforma, imprescindible para adaptarse a los requerimientos de cada cliente.
Certificaciones de las transacciones
Es una solución que facilita las certificaciones de las transacciones y comunicaciones de los diferentes departamentos que conforman una empresa, como es el caso de recursos humanos, legal, marketing, administración, entre otros. Esa certificación es de vital importancia cuando se establece comunicación con clientes, proveedores e incluso con otros empleados o departamentos de la empresa. Gracias a ello, la empresa puede cubrir sus acciones a la hora de enfrentar procesos de reclamaciones o litigios, en general.
Obligaciones legislativas
Como comentamos anteriormente, esta plataforma es clave para cumplir con las diferentes obligaciones legislativas vigentes que hacen énfasis en la protección de datos. De allí la importancia de siempre optar por alternativas que se destaquen por un desarrollo minucioso y actualizado en función de las últimas actualizaciones en lo que respecta a las normativas.
Al cumplir con la normativa, la empresa se asegura de tener en sus manos información clave que evidencie la realización de una determinada transacción. Esto es posible gracias a que quedan registrados aspectos como las partes involucradas, los acuerdos, contenido general, momento en que se desarrolló. Se trata, sin duda alguna, de un factor determinante con valor legal y probatorio.
Alto rendimiento
Es una plataforma de alto rendimiento que ha sido diseñada bajo la filosofía conocida como compliance by design. Cuenta con un sistema de funcionamiento sumamente intuitivo que permite, entre otras cosas, enviar, generar, trazar, certificar e incluso custodiar todas aquellas transacciones previamente prediseñadas, así como también custodiar las diferentes comunicaciones. Lo mejor es que se trata de una solución que se puede, perfectamente, adaptar a las necesidades específicas de cada cliente.
Tecnologías diversas
Una de las mejores características de esta plataforma es que incorpora varias tecnologías, como es el caso de la identificación y autenticación de los clientes también conocida como KYC. Por otro lado, también cuenta con un proceso de firma sumamente sencillo, pero al mismo tiempo es una tecnología avanzada y cualificada para cumplir con todos los parámetros de seguridad. Cuenta con la elección y correspondiente certificación de las evidencias y, como ventaja adicional, incluye todo lo relacionado con la composición documental, así como también la custodia y notarización.
¿Cómo funciona?
Sin lugar a dudas, el modo de funcionamiento de esta plataforma es otra de sus grandes ventajas porque se puede adaptar a los requerimientos específicos de cada cliente. Esto es posible porque el primer paso consiste en el diseño de cada uno de los procesos de comunicación. Es decir, es posible diseñar procesos completamente individualizados y personalizados, a medida de las necesidades de los clientes.
El siguiente paso consiste en una minuciosa configuración del entorno, lo que resulta imprescindible para la máxima adaptación del sistema al branding y requerimientos específicos de cada empresa. Después de ese proceso, el siguiente paso es cargarlos y proceder a formar a los usuarios que estén autorizados para que aprendan a utilizar la plataforma y así aprovechar al máximo todas las ventajas que proporciona.
Como ventaja adicional, cuentan con un servicio de atención al cliente y soporte, tanto telefónico como online para responder ante cualquier tipo de inconveniente o duda que pueda surgir. De allí que se trate de un servicio integral especialmente diseñado para cubrir las necesidades de cada cliente.
Es una solución sumamente completa que permite, entre otras cosas, enviar las comunicaciones por canales digitales y físicos, generar transacciones y comunicaciones, agregar acciones automáticas como recordatorios o reenvíos, trazas las evidencias de las comunicaciones, custodiar todas las evidencias que se generen durante un tiempo prolongado y de forma segura, certificar cada uno de los procesos de forma integral, posibilidad de programas los reenvíos a través de diferentes canales, entre muchas otras características de interés.
En un mundo cada vez más digitalizado, resulta fundamental contar con las mejores herramientas tecnológicas para facilitar las comunicaciones y, al mismo tiempo, proteger los datos e información que se envían, reciben y acuerdan.
De allí la importancia de contar con este tipo de plataformas desarrolladas para cubrir las necesidades de todos sus clientes y que, además, se pueden adaptar a los requerimientos específicos de cada empresa y que, por supuesto, cumplen con todos los requerimientos de seguridad y protección de datos. Por eso es tan importante no escatimar en este tipo de servicios porque de ello depende la seguridad de todos los implicados en las transacciones y comunicaciones.